Cкачать: 28 04 12 16p

1. 2.     Организационно-технические мероприятия по созданию электронной почты.

2.1.          Организационно-технические мероприятия по созданию электронной почты администрации Володарского сельского поселения включают в себя:

• организацию электронных почтовых ящиков на бесплатных почтовых сервисах предоставляемых поисковыми системами интернета yandex.ru, mail.ru или другими системами интернета. Адрес официальной электронной почты в администрации должен быть только один;
• принятие постановления администрации поселения которым утверждаются адрес электронной почты администрации и определяются ответственные должностные лица для работы с электронной почтой в соответствии с требованиями данного регламента;
• размещение адреса электронной почты в официальном бланке администрации, на сайте администрации, на информационных досках в администрации и поселении, визитках главы администрации поселения;
• рассылка извещений по электронным адресам существующей в администрации поселения адресной книге, об изменении или появлении электронного адреса официальной электронной почты администрации Володарского сельского поселения;
• организацию доступа в почтовый ящик только сотрудников администрации назначенных для работы с электронной почтой – передача им логина и пароля под роспись;
• организация периодической смены пароля с целью предотвращения несанкционированного доступа (взлома) к электронной почте;
• организацию антивирусной защиты электронной корреспонденции (компьютера в целом);
• создание и последующее ведение электронной адресной книги (в том числе и на бумажном носителе) в соответствии с получаемыми извещениями об изменении адреса адресатов с которыми обменивается письмами администрация Володарского сельского поселения;
• организация обязательного сохранения ответственными должностными лицами, назначенных для работы с электронной почтой, полученных электронных писем в виде файлов на компьютере с которого осуществляется доступ в почтовый ящик или на другом компьютере в сети администрации. Структура хранения вложенные — папка с именем «Входящая Электронная почта» — внутри папки с именем в виде даты получения «ГГГГ.ММ.ДД» — внутри папка с именем соответствующему порядковому номеру письма принятого на текущую дату «1» — внутри папки «1» — принятое письмо в формате текстовых редакторов Word или Блокнот и файлы прикрепленные к электронному письму. Аналогичная файловая структура создается и для отправленных администрацией электронных писем — папка «Исходящая Электронная почта».
• письмо полученное по электронной почте обязательно распечатывается на бумажный носитель, на нем проставляется номер папки письма где оно хранится и дата получения письма, после этого письмо переведенное на бумажный носитель регистрируется в администрации установленным порядком, как для получаемых обычной почтой писем;
• доступ к папкам «Входящая Электронная почта» и «Исходящая Электронная почта» должен быть открыт для всех сотрудников администрации;

1. 3.     Порядок направления документов по электронной почте в вышестоящие органы управления, гражданам и прочим организациям

3.1.                    Отправку документов по электронной почте осуществляют сотрудники администрации назначенные постановлением для работы с электронной почтой.

3.2.                    Для направления по электронной почте документы предоставляются исполнителем в электронном виде на флеш-носителе и на бумажном носителе и сохраняются в папке «Отправленная Электронная почта». При необходимости отправляемые файлы архивируются с использованием форматов архивации RAR или ZIP

3.3.                    Поле «Тема» электронного письма заполняется в формате «Администрация Володарского поселения». В поле «Письмо» пишется краткое пояснение для кого и по какой теме отправляется письмо и прикрепленные к нему документы. Обязательно указывается просьба адресату подтвердить ответным письмом получение.

3.4.                    Электронная версия исходящего документа должна в себя включать:

• фамилию, имя, отчество руководителя, подписавшего документ;
• фамилию, имя, отчество исполнителя, его телефон и адрес электронной почты;
• номер и дату документа;
• перечень организаций, в которые необходимо отправить данный документ их электронные адреса почты,
• копия документа на бумажном носителе визируется с пометкой «направить по электронной почте» специалистом, который готовит данный документ или главой администрации с указанием даты подачи письма для направления по электронной почте;

3.5.                    Ответственность за правильное оформление документа возлагается на специалиста администрации – исполнителя который его готовит.

3.6.                    Отправление документа осуществляется:

• В течение текущего дня (если документ предоставлен до 16.30);
• На следующий день (если документ предоставлен после 16.30).

3.7.                    Документы с пометкой «срочно направить по электронной почте» и визой главы администрации или его заместителем отправляется немедленно.

3.8.                    Подтверждением о получении письма адресатом является его ответ, направленный на электронный адрес администрации. Автоматический ответ почтового сервера или какой-либо другой программы приема почты в качестве подтверждения не должен рассматривается.

3.9.                    Все передаваемые по электронной почте файлы должны пройти проверку антивирусными средствами. Ответственность за ненадлежащую подготовку информации к передаче по электронной почте несет ответственные должностные лица назначенные для работы с электронной почтой.

1. 4.     Порядок работы с документами, получаемыми по электронной почте

4.1.                    Организацию получения писем, приходящих на официальный адрес электронной почты администрации осуществляют ответственные должностные лица назначенные для работы с электронной почтой.

4.2.                    Ответственное должностное лицо проверяет корреспонденцию не реже 4-х раз в день в рабочее время — 8.30, 11.30, 14.30, 16.30 часов и по мере необходимости.

4.3.                    Полученные по электронной почте входящие документы распечатываются в одном экземпляре. На них ставится виза с указанием даты получения. Само электронное письмо и прикрепленные к нему файлы (вложения) помещаются в папку «Входящая Электронная почта» в порядке определенном пунктом 2.1 данного регламента. далее письмо регистрируется в администрации установленным порядком, как для получаемых обычной почтой писем, с обязательным указанием адреса электронной почты отправителя, а так же даты и номера папки где сохранена его электронная версия и файлы вложений.

4.4.                    Если электронное письмо и (или) прикрепленные к нему файлы содержат более 15 листов файлы формата А4, то распечатывается первый лист письма или его сопроводительная часть. данное письмо и приложение сохраняются в электронном виде в папке «Входящая Электронная почта» до востребования назначенным главой администрации исполнителем по данному письму или в случае информационного письма – для использования в работе всеми сотрудниками администрации поселения.

4.5.                    Письма полученные от органов управления в которых стоит срок исполнения (контрольная дата) доводятся до главы администрации ответственным должностным лицом назначенным для работы с электронной почтой — незамедлительно.

4.6.                    Письма полученные на электронный почтовый ящик от граждан регистрируются администрацией как жалобы и обращения граждан в соответствии с федеральным законом от 2 мая 2006 года № 59-ФЗ «Об обращениях граждан Российской Федерации».

4.7.                    Письма рекламного характера (спам) поступающие на почтовый ящик администрации, как правило, помечаются как «спам» и удаляются из почтового ящика. При необходимости они могут быть распечатаны, решение об удалении или распечатывании «спама» принимает ответственное должностное лицо назначенное для работы с электронной почтой.

4.8.                    Если письмо получено от неизвестного адресата, и к нему прикреплены исполняемые файлы с расширением *.exe, *.com, *.bat, *.cmd,*.scr и в тексте письма указана необходимость запуска (открытия) этих файлов, или в тексте письма о файлах ничего не сказано – категорически запрещается запускать (раскрывать) эти файлы для предотвращения заражения компьютеров вирусными программами. Письмо подлежит пометке как «спам» и удалению с почтового ящика.

4.9.                    На каждое письмо, пришедшее на официальный адрес электронной почты администрации поселения, должно отправляться подтверждение о получении с указанием даты и времени получения письма.

4.10.               Подтверждение о получении электронного письма обозначает, что письмо, поступившее на официальный адрес электронной почты администрации поселения, было распечатано и зарегистрировано.

4.11.               Запрещается использовать электронный почтовый ящик администрации поселения для рассылки рекламных сообщений (спама), сообщений противозаконного или неэтического содержания и личных целей.